Что такое фонд оплаты труда
Фонд оплаты труда (ФОТ) – это совокупность всех расходов предприятия или организации на персонал, кроме тех, что связаны непосредственно с рабочими процессами. Например, обеспечение специальной экипировкой или оборудование рабочего места в ФОТ не входят.
Не стоит путать его с зарплатным фондом (ЗФ), который является лишь составной частью ФОТ.
Не секрет, что каждый бизнесмен стремится минимизировать расходы. Часто это приводит к сокращению затрат на оплату труда работников. Вплоть до приравнивания ФОТ к ЗФ – такой вариант возможен.
К примеру, он подойдет для бизнеса, который может полностью закрыть потребность в услугах профессионалов, заключая договоры ГПХ (гражданско-правового характера) с самозанятыми.
Однако для абсолютного большинства предприятий и организаций такой подход не подойдет. Отсутствие социальных выплат и обязательств со стороны работодателя снижает уверенность работника в завтрашнем дне. К этому добавляются определенные правовые ограничения по привлечению сотрудников «со стороны».
Как результат – бизнесмен существенно сузит для себя круг поиска специалистов.
Попытка бездумно сэкономить на ФОТ может привести и к другим негативным последствиям:
- снижению объемов и качества производства продукции (услуг);
- попыткам компенсировать недостаток заработка за счет предприятия (продаже услуг или товаров «из-под полы», коррупционным схемам и даже банальному воровству).
Формирование фонда оплаты труда – важный этап процедуры экономического планирования. При этом руководство компании определяет основные параметры расходов на персонал на календарный год. В дальнейшем они только уточняются – ежеквартально, а иногда и ежемесячно.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Удельный размер ФОТ непосредственно влияет на себестоимость продукции, а значит, его обязательно учитывают при назначении цены.
Из чего складывается фонд оплаты труда
Фонд оплаты труда – это не константа, а значит, не существует универсальной формулы его подсчета. Разные бизнес-модели предполагают различные подходы к определению размера выплат персоналу.
Но в любом случае ФОТ – это сумма статей расходов. Вопрос лишь в том, какие конкретно выплаты стоит включать в формулу.
Львиную долю составляет зарплатный фонд, остальное – это дополнительные выплаты (ДВ), напрямую не связанные с исполнением работником должностных обязанностей. То есть упрощенно ФОТ = ЗФ + ДВ.
Структуру фонда оплаты труда определяют как соотношение выплат сотрудникам разных категорий.
Например, для коммерческой организации, которая предоставляет консалтинговые услуги, структура ФОТ может быть следующей:
- консультанты (основной персонал) – 40%;
- администрация (управляющий персонал) – 35%;
- бухгалтеры – 15%;
- обеспечивающий персонал – 10%.
С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.
Состав и структура фонда заработной платы
Фонда заработной платы (то же самое, что и ЗФ) может включать следующие выплаты:
- оплата за произведенную продукцию (выполнение прямых обязанностей);
- премия за перевыполнение плана или поддержание высоких показателей (как сейчас модно говорить – за выполнение KPI);
- отпускные выплаты;
- оплата простоя, который образовался не по вине работника;
- выплаты за особые условия работы (например: за секретность, за обращение с опасными для здоровья материалами, за работу в условиях сурового климата и т. п.);
- компенсация за питание или проживание.
Последние два пункта входят в состав ЗФ только в том случае, если речь идет о постоянных затратах. Это характерно, к примеру, для работы вахтовым методом или для случаев, когда особо ценного сотрудника приглашают к участию в проекте вдали от дома.
В противном случае подобные траты следует учитывать в разделе «командировочные расходы».
Дополнительные выплаты
К ним относятся:
- периодические премии (квартальные, «тринадцатая зарплата»);
- больничные, кроме тех, которые оплачиваются через фонд социального страхования (ФСС);
- командировочные расходы;
- стимулирующие выплаты (за занятия спортом, участие в соревнованиях и состязаниях «под флагом» компании и т. п.);
- страховые взносы в ФСС;
- материальная помощь;
- налоги.
Последние три пункта относятся к обязательным статьям расходов. Их несложно рассчитать, имея точные данные о необходимом количестве сотрудников.
Выплата по остальным пунктам в значительной степени опциональна (зависит не только от решений руководства, но и от ряда случайных факторов). Точно спрогнозировать ее сумму, как правило, невозможно. Поэтому при создании финансовых планов специалисты опираются на показатели за прошлые годы или на имеющиеся данные о похожих компаниях на рынке.
Исходя из этих прогнозов руководство закладывает в бюджет организации определенную сумму на фонд оплаты труда по каждому показателю.
Что входит в фонд заработной платы с точки зрения бухгалтера
Разберемся, что же такое ФОТ в документах бухучета компании. Как говорится, подобьем дебет с кредитом.
Бухгалтеры привыкли оперировать номерами граф, поэтому перечислим те разделы, на которые стоит обратить внимание.
За основу берем счет №70 бухучета, который систематизирует расчеты организации с персоналом. Этот счет относится к активно-пассивным. То есть подразумевает, что задолженность может быть как со стороны компании, так и наоборот – со стороны работников.
В первом случае обращаемся к строке 1520 в разделе «Пассивы», во втором – к строке 1230 «Активов». Эти графы коррелируют со многими счетами.
В контексте статьи нас интересуют только задолженность по кредиту, то есть компании перед работниками. Перечислим основные счета, которые нужно учесть при формировании ФОТ:
- 20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91 – зарплатные счета для разных категорий сотрудников;
- 69 – выплаты за счет различных социальных фондов;
- 99 – форс-мажорные выплаты.
Планирование ФОТ
Эффективность работы предприятия в значительной степени зависит от качества планирования его функционирования и развития. Чем крупнее компания, тем важнее этот этап.
Необходимо учитывать, что для производственных предприятий расчеты будут значительно сложнее, чем для организаций, оказывающих услуги.
Планировать затраты в рамках фонда оплаты труда следует в балансе с остальными расходами, поскольку они напрямую зависят от производственного плана и других планирующих документов организации.
Алгоритм действий отдела планирования (или другого структурного подразделения) может быть следующим:
- Получить прогноз по спросу на будущий период у менеджеров отдела маркетинга.
- Уточнить штатное расписание всех структурных подразделений компаний, сведения о количестве и должностях сотрудников.
- На основе полученных данных сверстать производственный план, то есть определить количество продукции, которую необходимо произвести с учетом имеющихся и перспективных возможностей.
- Спрогнозировать изменение численности работников исходя из планов производства.
- Определить структуру ФОТ и подготовить смету (по решению руководства).
- Рассчитать затраты на персонал по каждому пункту.
Это общий алгоритм работы. Если компания функционирует не первый год и руководство не планирует глобальных изменений, то, скорее всего, структуру ФОТ корректировать не потребуется.
Как посчитать ФОТ в смете
Чтобы упорядочить расходование финансовых средств в рамках фонда оплаты труда, в некоторых крупных предприятиях составляют смету ФОТ. Сейчас это не обязательный документ, но во времена СССР его значение было намного выше.
В целом он характерен для социалистического подхода к планированию производства.
Цель разработки сметы ФОТ – распределение будущих затрат во времени (по кварталам и месяцам, иногда по декадам), а также по категориям рабочего персонала (управленческий, основной, обеспечивающий и т. п.).
Социальные выплаты учитывают в смете ФОТ отдельно, хотя это не обязательно.
Из документа должна вырисовываться четкая картина – когда, кому и на какие цели выплачивают деньги в рамках ФОТ. Благодаря этим сведениям руководство фирмы получает возможность контролировать денежные потоки и своевременно перенаправлять их.
Анализ расходов ФОТ
Своевременный и грамотный анализ – это важная составляющая эффективности. Он позволяет находить слабые места в планах и вовремя вносить коррективы, сопоставляя плановые показатели с реальными.
Анализировать расходы в рамках ФОТ можно с разными целями.
- Уточнение остатка средств на счетах фонда. Это позволяет не оказаться в ситуации, когда денег в кассе для оплаты работы персонала просто не хватает, а также спрогнозировать его изменение на следующий период. Или наоборот, если затраты оказались меньше планируемых, то сэкономленные деньги можно задействовать для дополнительного стимулирования сотрудников или на другие внеплановые цели.
Такой анализ необходимо проводить ежемесячно.
2. Оценка эффективности затрат на персонал. Их сравнивают с количеством и качеством выпущенной продукции или общей прибылью предприятия. Как правило, этот анализ проводят реже – один раз в квартал или год. На основе полученных данных планировщики вносят долгосрочные коррективы в стратегию развития компании.
3. Определение слабых мест. При этом анализирующий смотрит, какие статьи расходов принесли наибольшие убытки компании. На основе этих сведений можно изменить баланс расходной части бюджета.
Основу анализа составляет подсчет производительности труда. Вычисляется она по формуле:
ПрТр = V / N, где
V – объем произведенной продукции;
N – среднесписочная численность персонала за расчетный период.
Чем выше производительность, тем эффективнее используется ФОТ.
Таким образом, фонд оплаты труда – один из важнейших элементов успеха бизнеса. От того, насколько грамотно подойдет предприниматель к его формированию, может зависеть конкурентоспособность компании.
