Как увеличить производительность менеджеров по продажам

• Что такое счет на оплату 
• Всегда ли счет на оплату необходим
• Как выставить счет на оплату
• Как сервис поможет вашему бизнесу

Что такое счет на оплату

Менеджер по продажам – должность с разными задачами, но основная – привлечь и удержать клиента вашей компании. Именно продавец зарабатывает «живые деньги» для вашего бизнеса.

Зачастую менеджер выполняет всю сопутствующую продажам работу:

• готовит счета на оплату;
• формирует коммерческое предложение;
• выявляет потребности клиента;
• занимается первичной документацией.

Такие обязанности могут занимать до 30% времени вашего сотрудника. Это 2,5 рабочих часа в день. В месяц такой сотрудник тратит больше 6 дней только на рутинное оформление сделки. Представьте себе, сколько дополнительных сделок смог бы привлечь продажник, если бы эти 6 дней он потратил на клиентов?

«Головная боль» каждого менеджера по продажам – выставление счета клиенту (если в компании этим не занимается бухгалтерия). Счет на оплату – документ, который компания-продавец отправляет компании-покупателю. В нем содержатся реквизиты компании, перечень покупаемых товаров, итоговая сумма, иногда – необходимая дата платежа.

В зависимости от товарного ассортимента или услуги сам счет может выглядеть по-разному, но он должен быть заполнен безупречно:

• порядковый номер и дата заполнения (присваивается по порядку);
• официальное название исполнителя (указывается ИНН, адрес, банковские реквизиты);
• аналогичные сведения о заказчике;
• предмет оплаты (наименование проданного товара или оказанной услуги, цена за один товар, его количество, а также сумма);
• итог с учетом НДС и акцизов (указываются при наличии);
• подписи главы организации и главбуха (для юридических лиц) или подпись ИП;
• печать в документе ставится при ее наличии у предпринимателя или организации;
• срок действия счета или пометка для заказчика об уведомлении после оплаты.

Дополнительно исполнитель может вписать в документ срок действия счета или пометку для заказчика об уведомлении после оплаты.

Всегда ли счет на оплату необходим

Без счета на оплату возможно обходиться, ведь он не является обязательным для бухучета. Счет на оплату формируется тогда, когда в сделке фигурирует НДС (налог на добавленную стоимость). Кроме того, к основаниям оформления такого документа относят:

• акты выполненных услуг;
• договор купли-продажи;
• транспортные и товарные накладные;

Как выставить счет на оплату

Компания-продавец разрабатывает свой шаблон счета на оплату, и менеджеры по продажам заполняют его каждый раз заново для каждой продажи.

Даже если у вас есть постоянные покупатели, ваши сотрудники снова и снова тратят время на заполнение документа. После этого счет еще нужно доставить покупателю. 

В Telegram-канале Совкомбанка собраны лайфхаки и советы для бизнеса, которые значительно упростят жизнь как менеджерам по продажам, так и собственникам бизнеса. Сотрудники банка собрали самые актуальные и полезные материалы, а за подписку каждый предприниматель-клиент может получить 500 бонусных рублей. 

Выставлять счета на оплату можно сразу несколькими способами:

1. привезти лично или передать курьером;
2. направить по почте;
3. послать онлайн.

Первый способ кажется вполне допустимым. Однако если вы повезете счет лично, то потеряете много времени, например, можете попасть в пробку. В итоге планы на день или даже на неделю придется срочно менять. И хорошо, если на этот день вы не планировали встречу с бизнес-партнером, у которого, кроме вас, есть и другие задачи на день.

А еще такой способ отнимает деньги на проезд (расходы на бензин или оплата проезда на такси/общественном транспорте).

Можно отправить курьера. Здесь тоже нет гарантии, что он привезет все в целости и сохранности, не окажется в пробке. И ему тоже нужно заплатить.

Можно отправить счет по почте. Платить придется меньше, чем курьеру. Но при таком способе доставки придется закладывать время на оплату поставленного товара. Например, время доставки заказного письма в границах крупного города занимает 1-2 дня.

Самый популярный способ отправки счетов на оплату – электронная почта. Но такие счета сотрудники покупателя могут легко потерять в потоке входящей корреспонденции.

Оформление счетов на оплату вручную занимает много времени, особенно у тех, кто раньше таким не занимался. Чтобы правильно сформировать и выставить счет на оплату, не обязательно тратить много часов и сил ваших специалистов – сейчас можно использовать онлайн-программы для выставления счетов.

Такие сервисы сделают все за пару минут. Вам остается выбрать, куда направить счет: на электронную почту, в мессенджер или по смс. В последних случаях покупатель получит ссылку, пройдя по которой увидит счет. Контрагент также оплатит все за считаные секунды через приложения банков, а поставщик отследит статус оплаты в режиме реального времени. 

Как сервис поможет вашему бизнесу

1. Все реквизиты компаний заполняются автоматически;
2. ваши контрагенты сохраняются в справочнике сервиса;
3. шаблон счета позволяет загружать логотип, печати, подпись;
4. выставленный счет можно отредактировать до оплаты покупателем или вообще его отозвать (очень полезная опция на случай отмены сделки с вашей стороны);
5. вы можете создавать копии выставленных счетов, если это потребуется.

С плюсами для менеджеров разобрались, время сэкономлено, ошибок в документах больше нет. А как руководителю контролировать весь этот процесс? Сервис позволяет проводить полный контроль всех выставленных счетов в личном кабинете:

• вы можете отследить статус каждого счета;
• вы можете найти счет по периоду и другим фильтрам;
• сервис автоматически подготовит все закрывающие документы, которые также будут вам доступны.

Кроме того, такой счет очень просто оплатить. Ваш контрагент всегда может сделать это онлайн:

• ссылка на счет доступна в электронной почте или мессенджерах;
• оплата счета проходит через платежную страницу оnline-банков;
• платежное поручение на оплату счета заполняется автоматически, потребуется только подпись.

Еще раз о плюсах. Формирование и отправка счетов на оплату online дополнительно разгрузит бухгалтерию, ведь сотрудникам не придется вести журнал учета счетов. Эта процедура не была обязательной, а сервис Совкомбанка вовсе оставит ее в прошлом.

В таком «архиве» можно было следить за тем, поступила оплата по тому или иному счету. Правда, для этого требовалось подходить к шкафам с документами, искать нужный и сверять его с поступившими на счет средствами. Когда вы выставляете счета online, то упрощаете собственную работу, ведь переводите организацию на процесс работы с электронными документами, которые хранятся на серверах, где их удобно искать, вбив нужное слово в поиске.

Подключайтесь к решениям для бизнеса вместе с Совкомбанком!