Как вести КУДиР и для кого этот документ обязателен

• Кто обязан вести КУДиР
• Зачем нужно вести КУДиР
• Как вести КУДиР
• Как показывать доходы
• Как отражать расходы
• Чек-лист по ведению КУДиР
• Штрафы

Книга учета отражает все операции, на основании которых считают налоговую базу и платят налоги. Если налог платят с дохода, то расход можно не отражать в документе. Если в расчете налогооблагаемой базы учитывают как доход, так и расход, то в книге отражают все операции.

Кто обязан вести КУДиР

Обязанность по ведению КУДиРа прописана в статье 346.24 НК РФ. Этот журнал обязателен для:

• ИП и ООО на УСН;
• ИП наОСНО, ЕСХН и патенте.

Обратите внимание: индивидуальные предприниматели на любой системе налогообложения обязаны вести этот документ. Даже ИП на патенте, которые освобождены от подачи декларации, имеют эту обязанность.

Для каждого юридического лица необходимо вести соответствующую Книгу учета. То есть, если у вас сразу и ИП, и ООО, то вам потребуются две КУДиР.

Если бизнесмен использует две системы налогообложения, например, упрощенную и патентную, то нужны две отдельные Книги учета доходов и расходов. Однако ИП с несколькими патентами может как ограничиться одной КУДиР, так и оформить свою для каждого вида деятельности.

Если у предпринимателя есть ООО, а также ИП с двумя системами налогообложения, то необходимо завести три Книги учета доходов и расходов: по одной для каждой системы налогообложения у ИП и одну для ООО.

Зачем нужно вести КУДиР

Есть несколько причин, для чего вести Книгу учета расходов и доходов.

1. Помогает считать налогооблагаемую базу, ведь ИП освобождены от бухгалтерского учета.
2. Помогает без ошибок сдавать декларацию и правильно платить налоги.
3. Показывает ваши доходы, расходы и расчеты при налоговых проверках.
4. Показывает расходование целевого финансирования, например, государственных субсидий.
5. Показывает доход банку при необходимости кредитования.

Получение банковского кредита на развитие бизнеса требует большего количества документов, чем при оформлении займа физлицами. Перечень документов зависит от цели кредитования, суммы займа и его срока. Но разнообразные банковские программы позволяют найти максимально подходящий под запрос кредит.

Налоговая может запросить КУДиР при камеральных и выездных проверках, если:

• движение средств по вашему расчетному счету не будет соответствовать информации в декларации;
• расходы целевого финансирования потребуют подтверждения;
• уровень доходов по льготной системе налогообложения приблизится к верхнему лимиту и потребуется подтвердить право на льготу;
• первичные документы потребуют сверки;
• налог поступает систематически минимальный;
• налогоплательщик оформляет налоговые каникулы;
• проверка декларации не прошла гладко, и у инспекторов есть вопросы.

Как вести КУДиР

КУДиР для ООО и ИП на любой системе налогообложения ведут по единой форме, установленной Минфином. Последние изменения в форму вносили в 2016 году, когда Москва ввела торговый сбор для торговых объектов, и для его отражения в документ был добавлен новый раздел.

Правила ведения книги для всех одинаковы.

• Каждый налоговый период должен иметь свой отчетный документ, то есть каждый январь заводят новую книгу и ведут до 31 декабря. Если бизнес начал работать в течение года, то книгу заводят с момента старта и ведут до конца года. Со следующего года начинается новый учет в новой книге.
• Книгу можно заполнять в электронном виде или бумажном. От того, как вы будете вести свою книгу, зависит ее оформление.
• Бумажную версию книги распечатывают в начале года, все страницы сшивают, нумеруют, заполняют титульный лист. На последней странице указывают их общее количество, ставят подпись и печать, если она есть. Затем в течение года эту книгу ведут от руки.
• Электронную книгу весь год ведут в электронном виде. В конце года ее распечатывают, сшивают, нумеруют страницы, заверяют подписью и печатью и указывают на обороте количество страниц в документе.
• Книгу ведут в единственном экземпляре.
• Бизнес, имеющий обособленные подразделения, ведет одну общую книгу.
• Записи в книге делают в хронологическом порядке.
• Доход и расход заносят нарастающим итогом.
• Документ заполняют кассовым методом: учитывают реальный доход и расход.
• Фиксируют не только рубли, но и копейки.
• Все суммы записывают на основании первичных документов: актов, чеков, накладных, платежек.
• Бизнес, который год ничего не делал, все равно должен вести книгу, просто в нужных графах надо поставить нули.
• Ошибки в бумажном экземпляре книги исправляют от руки, исправления заверяют.
• КУДиР по прошествии налогового периода заверяют в ФНС. Это требование не действует в отношении ИП на УСН и патенте. А вот налогоплательщики по системе ЕСХН и ОСНО по-прежнему должны это делать.

У книги пять разделов, их все надо распечатывать, а вот заполнять нужно лишь те, что соответствуют вашей системе налогообложения:

Как показывать доходы

В Книге учета отражают весь доход:

• средства, зачисленные на расчетный счет;
• наличные, поступившие в кассу;
• имущество, материалы и т. д., поступившие в компанию.

Доход, который необходимо учитывать перечислен, в статье 250 НК РФ.

При учете дохода считают и аванс. Возврат аванса покупателю также фиксируют, но со знаком минус. Его отражают в доходах, а не в расходах, так как закон такой расход не предусматривает.

Есть доходы, которые плательщики по упрощенке не учитывают. Эти доходы указаны в статьях 224, 251, 284 НК РФ.

Например, доходом не являются деньги, полученные на возмещение расходов бизнесменов по уплате детских пособий и больничных своим сотрудникам.

У ИП таких неучитываемых доходов больше. Например, они не указывают в КУДиРе свою зарплату, если работают по трудовому договору, или деньги от продажи личного автомобиля или квартиры, которые не использовались в бизнесе. Эти поступления в книгу учета не записывают.

Учитывается доход в любой валюте. Но отражают его в рублях по курсу на день поступления.

Доходы, как было отмечено, бывают нематериальные. Это может быть имущество или материалы. Учет таких поступлений обязателен. Доход указывают согласно рыночной стоимости поступившего объекта, определять которую надо в соответствии со статьей 40 НК РФ.

К доходу также относятся субсидии. Следовательно, эти денежные поступления также фиксируют в учетном документе. Важно отразить сумму субсидий не только в доходе, но и в расходе. Если ИП на УСН «Доходы», который обычно не ведет графу расходов, получил субсидию, то у него автоматически появляется обязанность отразить траты этих денег в графе расходов.

Как отражать расходы

Все расходы, на которые можно уменьшить налогооблагаемую базу, отражают в учете. Это расходы на:

• основные средства (ОС);
• материалы для производства;
• товары для перепродажи;
• зарплаты сотрудникам и т. д.

Универсального правила для всех по отражению расходов нет.

Траты на материалы, производственное сырье признают на дату их использования, а не приобретения. В жизни же часто списание происходит одновременно с поступлением.

Суммы, ушедшие на оплату, фиксируют подобным образом уже после оказания услуги.

Расходы на товары для перепродажи учитывают, но уже после отгрузки покупателю.

Траты бизнеса на покупку ОС также списывают, но равными частями каждый квартал.

Также отражают входной НДС, зарплату сотрудников, удержанный НДФЛ и аванс.

Чек-лист по ведению КУДиР

Вести КУДиР несложно. Но делать это надо в течение года систематически, а не откладывать на последний момент, когда налоговая выставит требование. Чтобы упростить задачу, мы составили чек-лист по ведению данного документа, который поможет вам ничего не забыть.

1. В начале года начните новый КУДиР: или подготовьте бумажный вариант по всем требованиям, которые мы описывали, или заведите новый электронный бланк.
2. Систематически в хронологическом порядке заносите в документ все доходы и расходы, не забывайте указывать первичные документы.
3. Сразу исправляйте ошибки. В электронном формате это легко, в бумажном не забывайте заверять исправления.
4. В конце года завершите записи. Подведите все итоги.
5. Распечатайте и правильно оформите книгу, если записи велись электронно.
6. ИП на ОСНО или ЕСХН следует заверить книгу в налоговой.
7. Храните документ 5 лет.

Штрафы

За отсутствие КУДиР штрафуют. Размер штрафов следующий:

• в книге были ошибки, в результате которых уплачен меньший налог, — от 40 тысяч рублей до 20% от суммы недоплаченного налога;
• в книге были ошибки, но это не повлияло на правильность расчета налога, — от 10 тысяч до 30 тысяч рублей.
• книга не была предоставлена по требованию налоговой — 200 рублей для ИП и 10 тысяч рублей для ООО.

Не пренебрегайте ведением Книги учета доходов и расходов. Вести этот реестр несложно, кроме того, клиенты Совкомбанка всегда могут подключить сервис Онлайн-бухгалтерии.