- Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное
- Устали всех контролировать? Сместите приоритеты
- Подозреваете, что «льете много воды» ? Уделите внимание подготовке
- Совещания занимают много времени? Установите регламент
- Сотрудники отмалчиваются или много спорят? Сохраняйте баланс
- Теряются договоренности? Обговорите правила
- На совещаниях все зевают, а на фоне стрекочут сверчки? Адаптируйте формат под компанию
Что вы представляете при слове совещание?
Веселые и проактивные люди бодро обсуждают задачи? Или сотрудники понуро уткнулись в блокноты и телефоны, пока начальник что-то рассказывает?
Чаще всего перед глазами всплывает вторая картина.
Сотрудники не любят совещания по разным поводам:
- отвлекает от работы;
- демотивирует;
- воспринимается как пережиток прошлого.
Что скрывать, иногда деловые совещания не любят даже руководители. Может, стоит отстать от сотрудников и обсудить задачи в Telegram?
На самом деле совещания могут быть похожи на первый вариант, если учесть несколько нюансов для их организации.
Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное
Казалось бы, зачем встречаться на деловых совещаниях, если разговаривать с сотрудниками можно в общих чатах или наедине.
Да, общение текстом — это быстро и удобно. Но оно не может целиком заменить встречи вживую: интонации, мимику, жесты. Встречи один на один тоже бывают эффективны не всегда. Когда информация касается всех, лучше рассказать о ней на планерке.
Совещания позволяют собраться большой команде в одно время в одном месте и решить сразу несколько рабочих моментов.
Вместо:
— Игорь, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно найти организаторов.
— Ольга, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно подготовить отчет.
— Виктор, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно сообщить персоналу.
Можно собрать всех на совещании и сказать:
— Коллеги, в пятницу мероприятие. Вводные вот такие. А теперь раскидаем задачи. Записывайте: на Игоре — организаторы, на Ольге — отчет, на Викторе — информирование.
Кроме того, на встречах можно сразу получить фидбек — обратную связь. Допустим, узнать, точно ли все поняли новости и замечания, остались ли вопросы, которые нужно обсудить.
Еще одно преимущество совещаний — в дисциплине. Когда знаешь, что каждую неделю от тебя ждут отчет о проделанной работе, проще организовать свое время и выполнить задачи к указанному сроку.
Устали всех контролировать? Сместите приоритеты
Почему Антон опаздывает на работу? Какой цвет выбрать для упаковки? Сколько продаж у Марины за этот день?
О таких вещах лучше поговорить тет-а-тет. Совещания достойны большего.
Чаще всего рядовые сотрудники выполняют свою работу и не всегда знают про глобальные цели и задачи компании.
Например, вместо того, чтобы ругать Антона и Марину, куда результативнее будет сказать следующее:
— План компании — 250 тысяч продаж в год. Если выполним его, то сможем раздать всем сотрудникам новогоднюю премию. Мы сделали подсчеты, для этого каждому нужно выполнить план в 500 продаж в месяц.
Также мы хотим предоставить клиентам лучший сервис в городе. Для этого важно открывать офис вовремя, поэтому приходить на работу нужно на 30 минут раньше.
Если мы успешно закончим этот год, то сможем масштабировать бизнес и повысить зарплату.
Совещания не должны превращаться в контроль над всеми и бесконечный разбор полетов. Они должны информировать о важном.
Когда бизнесу нужны деньги, Совкомбанк выдает кредиты быстро и без лишних формальностей.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Подозреваете, что «льете много воды»? Уделите внимание подготовке
Это у самурая нет цели, есть только путь. А у руководителя должно быть четкое понимание, для чего он собирает людей.
Приходить на совещание без цели — терять время впустую. У меня был начальник, который проводил встречи по 2-3 часа. Мы обсуждали все на свете, а в итоге уходили ни с чем. Потраченного времени было откровенно жаль, ведь мы могли потратить его на работу.
Цель позволит:
- как следует подготовиться самому — собрать нужную информацию и вспомнить все, что нужно донести до команды;
- попросить о подготовке сотрудников — чтобы они собрали отчеты и метрики, выписали планы на работу;
- составить повестку совещания.
Советы эксперта
Перед проведением встречи важно определить некоторые аспекты:
- цель встречи — описание большой цели, то есть зачем это совещание необходимо в общей системе управления;
- ожидаемые результаты — конечные продукты встречи, например, согласованный план или список корректирующих действий;
- требуемые участники — перечень конкретных сотрудников, которые нужны для достижения целей;
- повестка — порядок и длительность встречи с указанием роли ключевых участников;
- подготовка — список действий для эффективного проведения встречи, например, заполнение отчета, который вы будете обсуждать.
Совещания занимают много времени? Установите регламент
Если тратить на еженедельные планерки по 2-3 часа, у сотрудников будет мало времени, чтобы выполнить запланированное.
Чтобы не растекаться мыслью по древу, ограничьте время для выступлений.
Например:
- 15 минут, чтобы подвести итоги недели;
- по 2 минуты на выступление ключевых людей;
- 10 минут на обсуждение планов.
Во-первых, это задаст ритм встрече. Во-вторых, все будут знать, к чему готовиться. В-третьих, все смогут уделять больше времени работе, а не ее обсуждению.
Спустя время мой руководитель перешел в другую компанию, где проводил по 4-5 совещаний в день. Чтобы успевать все, он стал засекать время и ставить будильники на начало и конец. Это сделало его более дисциплинированным в отношении времени и подготовки.
Кроме того, важно соблюдать периодичность. Внезапные совещания застают людей врасплох и отвлекают от текущих задач.
Помните, что вы не устраиваете людям экзамен, а решаете вопросы вместе с командой. Когда человек знает, что к определенному дню ему нужно выступить на конкретную тему, он готовится и чувствует себя более комфортно и уверенно. А также планирует остальные задачи в своей рабочей неделе.
Важно управлять не только своим временем, но и деньгами. Удобнее всего сделать это вместе с Халвой.
С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.
Сотрудники отмалчиваются или много спорят? Сохраняйте баланс
Когда после совещания все хором говорят, что вопросов нет, — хорошо это или плохо? А если, наоборот, разговоры не утихают?
Дело может быть в том, что руководитель слишком авторитарный или мягкий. Чтобы получать нужный результат там, где это нужно — балансируйте.
К соблюдению регламента можно вполне обоснованно относиться строго. А вот во время мозгового штурма уместно шутить и давать людям расслабиться. В любом случае следует сохранять адекватность и не вдаваться в крайности.
Чувство равновесия позволит вам сохранять авторитет и не терять доверия ваших коллег. А значит, они будут в меру собраны и в меру раскрепощены.
Теряются договоренности? Обговорите правила
Мнение эксперта
Как-то один известный бизнес-тренер присутствовал на совещании, где топ-менеджеры умирали от скуки. А потом они же пригласили его поиграть в покер после работы, где с огромным удовольствием общались друг с другом до самой ночи. Бизнес-тренер сделал вывод, что все дело в правилах, — в покере они четко очерчены и все с ними согласны.
Таким образом, стоит составить список правил для совещаний в компании, с которыми все согласятся и будут следовать им неукоснительно. Правила должны касаться как формы, так и содержания.
Форма:
- начинайте и заканчивайте встречи вовремя;
- приглашайте только тех, кто нужен;
- делайте любые высказывания в вежливой, тактичной и аргументированной форме;
- высказывайте претензии в форме ненасильственного общения — «я-сообщения»;
- учитывайте мнение каждого;
- не уходите от темы встречи;
- отправляйте повестку всем участникам до совещания;
- фиксируйте решения в письменном виде с указанием ответственных и сроков, а потом вносите в CRM.
Пожелания участникам:
- приходить вовремя;
- укладываться в выделенное время в повестке и не сильно отвлекаться на детали обсуждения;
- не отвлекаться на телефоны: никаких звонков, мессенджеров и соцсетей;
- не перебивать друг друга;
- не отмалчиваться.
Содержание:
- в начале встречи рассматривайте вопросы, которые можно решить, не затрагивая противоположных интересов, — это задаст позитивный фон;
- обсуждайте лишь рабочие моменты — при этом, если вы случайно затронете личные темы, не выносите обсуждаемое за пределы совещания;
- во время встречи не переходите на личности или не пытайте сваливать ответственность на коллег;
- в повестке напишите вопрос в формате «Что нужно сделать?», укажите цель выполнения действия, установите ответственного и срок реализации;
- ругайте наедине, хвалите при всех.
Это примерные правила проведения деловых совещаний. Каждая команда может их изменять и дополнять под свои задачи.
На совещаниях все зевают, а на фоне стрекочут сверчки? Адаптируйте формат под компанию
Вы не обязаны проводить деловые совещания по конкретному сценарию.
Вам лучше всех известно:
- на что стоит обращать внимание в вашем бизнесе;
- какие проблемные места и точки роста нужно подсветить;
- в каком виде ваши сотрудники воспринимают информацию.
Подключите креативное мышление и постарайтесь сделать формат удобным для коллег. Встречи могут быть максимально структурированными и сухими или неформальными и творческими. Вы можете генерировать идеи в процессе, обсуждать итоги или вместе планировать будущее. Полезно вести протоколы или записывать все на стикерах.
Соблюдайте правила и учитывайте интересы вашей команды — успех деловых совещаний зависит от вас.
