Баннер
Глоссарий

Кошмар начинающего секретаря, или В чем разница между распоряжением и приказом

Анна Субботина
/ 17 ноября 09:00
16 мин.

Алина устроилась секретарем после школы. Опыта не было, но обязанности не выглядели сложными. Первое же задание поставило в тупик: подготовить документ, который упорядочил бы внутреннюю переписку. «Приказ или распоряжение — решай сама», — сказал директор.

приказ распоряжение
Правильно оформить документы — трудная задача для начинающего секретаря

Что такое приказ и распоряжение

Алина обратилась к поисковикам, но свежего определения, что такое приказ и чем он отличается от распоряжения, так и не нашла. 

Информации было много, но авторы либо предлагали свои трактовки, либо ссылались на Единую государственную систему делопроизводства — документ 1973 года. ЕГСД, в свою очередь, отсылала к ГОСТ 6.38-72, а он, как быстро выяснила Алина, утратил силу в 1991 году.

С тех пор определения не пересматривались. В итоге Алина доверилась статьям специалистов. Вот что ей удалось выяснить.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель организации в рамках своих полномочий для управления ключевыми производственными процессами.

Приказы действуют, пока не будут отменены или переизданы. Если приказ нужен на определенный срок, его необходимо указать (например, отправляя сотрудника в отпуск).

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов. Срок действия распоряжения обычно ограничен выполнением задачи, которому оно посвящено.

Теперь Алине стало понятнее, что такое распоряжение и чем отличается от приказа. Но она все еще не знала, как именно их оформлять и в каких случаях. Коллеги только руками разводили: мол, мы в этом ничего не понимаем, ты секретарь, тебе и разбираться.

Начинающие компании часто экономят на персонале. Их логика понятна, хоть и ошибочна: зачем нанимать опытного делопроизводителя, когда есть студенты. Пусть неопытный сотрудник как-нибудь сам найдет информацию и разберется, насколько она верна и актуальна.

Но в бизнесе нельзя экономить на важном. Лучше взять выгодный кредит в «Совкомбанке» и стартовать правильно.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Документы и ситуации

Приказ и распоряжение часто заменяют друг друга. Это связано с тем, что документооборот постепенно упрощается.

Например, мы привыкли, что прием на работу обязательно оформляется приказом. Но с 2017 года по ТК РФ сотрудника можно принять в штат и распоряжением. Отношения между компанией и сотрудником подтверждает в первую очередь трудовой договор, поэтому не принципиально, какой документ их зафиксирует.

Кроме того, к коммерческим компаниям предъявляют не такие строгие требования по документообороту, как к государственным. В госсекторе документы оформляют строго по шаблонам, утвержденным Госкомстатом. Они есть в бесплатной версии «Консультанта».

Коммерческие компании могут вести документацию по собственным стандартам. Их нужно разработать и утвердить отдельным приказом. На практике большинство организаций ориентируются на гособразцы: так удобнее, секретарям и делопроизводителям не нужно переучиваться.

Итак, ни в одном законе нет перечня ситуаций, когда издают приказы и распоряжения. Также невозможно сказать, что главнее — оба документа равноправны.

С другой стороны, есть традиции, которых стоит придерживаться, чтобы избежать конфликтов. Алина объяснила это так: «Нельзя принять сотрудника на работу простым распоряжением — несолидно». Но этот вопрос каждая компания решает по своему усмотрению.

Когда нужен приказ

Как правило, приказами оформляют решения по важным вопросам. Например:

  • прием и увольнение сотрудников, перевод на другую работу;
  • утверждение графика отпусков на год;
  • утверждение штатного расписания;
  • открытие отдела, филиала.

Чтобы проверить себя, подумайте, кто подписывает документ. Если генеральный директор — скорее всего, это приказ. Если руководитель отдела, службы, другого подразделения — распоряжение.

что главнее приказ или распоряжение
Каждый неправильно оформленный документ — головная боль для руководителя

Когда нужно распоряжение

Чтобы не ошибиться, можно ли оформить решение распоряжением, задайте себе вопрос: какой срок действия у этого решения? Если оно ограничено по времени — выбирайте распоряжение.

Примеры ситуаций, когда нужно распоряжение:

  • временное изменение режима работы (например, в праздники);
  • создание временных комиссий и рабочих групп;
  • направление сотрудников на аттестацию, обучение, повышение квалификации;
  • проведение разовой внутренней проверки или инспекции.

Когда Алина скопировала эти пункты в отдельный файл, она поняла, как нужно выполнить задание. Напомним, ей нужно было подготовить документ, который упорядочил бы внутреннюю переписку. Алина рассуждала так:

  1. Инициатива исходила от руководителя. Значит, нужен приказ.
  2. Оптимизация внутренней переписки — задача, не имеющая срока действия: содержание документа будет актуально, пока правила не изменят. Еще один аргумент в пользу приказа.
  3. Работа будет разбита на несколько этапов: написать инструкцию, подготовить шаблоны для писем, подобрать почтовый клиент, проверить эффективность. Это небольшие, конкретные задачи с четким сроком действия.

Теоретически можно было оформить каждый этап отдельным распоряжением. Алина поступила проще: внесла все работы в приказ, указала ответственных и ознакомила их под подпись. Руководитель остался доволен. Когда Алина смогла посоветоваться с опытными коллегами, ей подтвердили: она все сделала правильно.

в чем разница между распоряжением и приказом
Делопроизводство — как механизм: пока не отлажен, дела в компании не «поедут»

Виды приказов и распоряжений

Есть разные виды распорядительных документов. Они различаются по области применения и форме. 

  • По основной деятельности. Решают общие вопросы, влияющие на всю компанию: открыть отдел, установить пропускной режим или график проверок.
  • По административно-хозяйственным вопросам. Регулируют обслуживание офиса или производства: от закупки оборудования до предписания гасить свет, уходя домой. 
  • По личному составу. С этой группой документов работает кадровик или HR-менеджер, реже — секретарь или сам руководитель. Она касается трудовых отношений: приема на работу, увольнения, перевода, отпусков.

Существуют и другие распорядительные документы: постановления, решения, предписания, указания. Их применяют реже, они актуальны в основном для госорганов.

Где искать информацию

Не только начинающие секретари, но и руководители часто не знают, как правильно оформить нововведение. Что главнее, приказ или распоряжение, и что именно писать в документе? Где искать инструкции и образцы?

Попробуем разобраться — снова на примере Алины.

Первым делом Алина стала искать ответ в Интернете. Источники попадались разные: статьи в юридических и бухгалтерских блогах, обсуждения на форумах, законы на сайте «Консультанта».

Ответы Алина нашла за несколько минут, но больше двух часов сверяла информацию. На форумах все объясняли подробно и понятно, но ответы могли устареть. Законы точно были актуальны, но их сложный язык ставил Алину в тупик.

Самым понятным и при этом достоверным источником оказались журналы: Кадровое дело, Справочник секретаря, Секретарь референт и др. Доступ к ним частично платный, но начинающему делопроизводителю он не понадобится: все самое главное есть в открытом доступе. Опытному специалисту, которому важно следить за изменениями в законодательстве, конечно, лучше купить подписку.

Хотите оформить кредитование по льготной ставке для своего бизнеса? Совкомбанк предоставляет большой выбор льготных программ: от самых востребованных до узконаправленных. Посмотрите, что больше подходит вашему бизнесу, и оставьте заявку для получения займа.

ГОСТы, законы и другие полезные документы

Когда нужно срочно оформить документ, нет времени на сложные инструкции. Но потом стоит хотя бы просмотреть базовые нормативные документы, чтобы в следующий раз знать, на что опираться. Держите под рукой эти ссылки:

  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 содержит несколько десятков шаблонов документов: от табеля учета рабочего времени до акта приема работ.
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях описывает общие требования, как готовить документы.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 — самый полный перечень требований к оформлению, вплоть до ширины полей и расстоянию между реквизитами. Во внутренней документации не нужно строго следовать ГОСТу. Но в деловой переписке он полезен.
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит термины, которые нужно знать начинающему секретарю.
  • ГОСТ Р9- ИСО 15481-2019 освещает принципы управления документами и этапы, которые документ проходит с момента создания. 
  • Трудовой кодекс РФ подробно описывает документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, договоры, соглашения. Кадровый документооборот — отдельная большая тема, поэтому если в компании больше 10 человек, заниматься им должен менеджер по персоналу.
  • ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» описывает особо важные ситуации, которые должны быть зафиксированы документально, а также указывает, что организация может иметь свой бланк, логотип и печать.
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов. Там можно узнать, что распоряжения об отпусках хранятся 5 лет, а, например, Книга почета — вечно. Такие инструкции не только выручают, но и подают идеи, правда?

Нормативные и распорядительные документы сопровождают все важные решения в организации. Чтобы бюрократия не отнимала силы на яркие проекты, не экономьте на делопроизводителях и программных решениях для них. И храните в «Избранном» полезные посты со ссылками — например, этот.

Хотите лучше управлять деньгами и постичь финансовый дзен?

Подписывайтесь на наш канал в Telegram
banner image
Анна Субботина
Анна Субботина
Время и деньги взаимозаменяемы, говорил Черчилль. Я помогу сэкономить и то, и другое.
Баннер