Баннер
Работа

Как проводить конференц-коллы, работая удаленно

Ильвина Хазиева
/ 27 октября 09:20
8 мин.
Текст изменился / 8 ноября 2022

Поводов перейти на удаленку становится все больше. Это заставляет компании находить новые решения для организации рабочих процессов и осваивать цифровой этикет. В статье расскажем, что такое конференц-коллы и как эффективно проводить их, работая удаленно.

конференц связь что это
С 2005 года количество людей, работающих из дома, выросло на 159%. Большинство из них использует конференц-связь для общения

Что такое конференц-коллы

Что такое конференц-связь?

Конференц-коллы, конфколлы, или conference calling для англоязычных пользователей – это удаленные аудио- или видеосовещания. Если говорить проще – созвоны на разных интернет-площадках, где люди общаются друг с другом с видеосвязью или только голосом. Участников таких встреч может быть от двух и больше.

На созвонах можно:

  • говорить одновременно или по очереди;
  • отключать микрофон, чтобы не мешать другим участникам;
  • записывать переговоры;
  • писать сообщения в чат.

Конкретные условия зависят от площадки, которую используют для конфколла.

как организовать конференц связь
После пандемии остаться на удаленке хотят 76% офисных работников

Зачем нужны конференц-коллы

Работать в одном помещении просто.

  • Легко подойти к коллеге, чтобы уточнить ТЗ;
  • на планерке можно обсудить задания на день и отчитаться о проделанной работе;
  • на собрании – заняться стратегическим планированием или устроить мозговой штурм.

Но когда все переходят в онлайн-режим, нужно отстраивать рабочие процессы заново. Конференц-коллы помогают сделать удаленное общение эффективным и сохранить баланс между работой онлайн и живым общением.

На встрече в сети можно собрать нужных сотрудников и быстро обсудить рабочие задачи голосом. Задать уточняющие вопросы и просто пообщаться с коллегами, чтобы поддержать командный дух.

Согласно статистике, 74% сотрудников говорят, что удаленная работа снижает вероятность их увольнения из компании. Еще одним плюсом комфортной работы становятся льготы от государства. Сейчас получить их проще всего работникам IT-сферы.

Трудитесь в IT-сфере? В Совкомбанке вы можете оформить ипотеку по льготной ставке от 3,35% на срок от трех до тридцати лет! Рассчитайте свой ежемесячный платеж и оставьте заявку на ипотеку прямо сейчас!

Где можно проводить конфколлы

Присоединиться к конференц-коллам можно через:

  • компьютер;
  • планшет;
  • телефон;
  • даже смарт-часы.

Рассмотрим приложения для конфколлов, которыми пользуются чаще всего.

Skype

Пожалуй, самая известная платформа. В последние годы начала сдавать позиции на фоне конкурентов, но до сих пор пользуется популярностью.

У Skype есть приложение для смартфонов, программа для ПК и браузерная версия. Чтобы присоединиться к конференц-коллам, необязательно иметь учетную запись.

Здесь можно отдельно общаться с одним человеком – вести переписку, отправлять файлы, созваниваться – либо устраивать групповые звонки. При большом количестве участников программа может подвисать и выдавать шумы.

Дресс-код — халат и тапки: как организовать рабочее место дома

Microsoft Teams

Microsoft Teams – более современная альтернатива Skype. Он также доступен для ПК, смартфонов и браузеров.

Кроме разных форматов общения, сервис позволяет редактировать документы с общим доступом и сохраняет файлы в облачное хранилище OneDrive.

Microsoft Teams будет удобен как для больших компаний, так и для небольших стартапов, ИП и самозанятых.

Совкомбанк поддерживает инициативы и начинания и предлагает кредит самозанятым сроком до 5 лет. Вы можете оформить кредит до 5 млн рублей на любые цели, предоставив минимальный пакет документов. Удобный калькулятор поможет рассчитать финансовую нагрузку и покажет, сколько нужно платить каждый месяц. Оформите заявку прямо сейчас, чтобы получить быстрое одобрение, а деньги доставит курьер.

Zoom

Об этой площадке точно слышали родители школьников и студентов. С началом пандемии и переходом на удаленное образование на платформу пришли тысячи детей, чтобы дистанционно грызть гранит науки. А после присоединились и представители бизнеса.

Zoom – современная программа, доступная в браузерах, на смартфонах и ПК.

Отличается стабильной работой и полезными фишками для видеозвонков – можно использовать размытый фон или интерактивную доску. Есть интеграция с календарями для планирования звонков.

Пользователи отмечают хорошую связь даже при подключении большого количества участников.

Минус в том, что в бесплатной версии общаться можно только 40 минут, а потом приходится переподключаться к звонку заново. В формате один на один можно общаться без ограничений по времени.

В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом

Google Meet

Еще одно детище экосистемы Google, которое синхронизируется с другими его программами.

Подключиться к звонкам можно из приложения Google Meet, Gmail, Google Календарь и переговорных комнат. Иметь аккаунт Google для этого необязательно.

Сервис позволяет подгружать и вместе редактировать документы из облачного хранилища Google Drive, фото и видео, отметки на картах.

Созваниваться можно в группах до 150 человек. Кроме того, корпорация обещает безопасное зашифрованное соединение, конфиденциальность переданной информации.

Яндекс.Телемост

Доступная площадка от Яндекса.

Отличается простотой и работает в обычных в браузерах. Скачивать специальные программы или приложения для него не нужно; достаточно вбить в поисковой строке «telemost.yandex.ru», либо общаться через Яндекс.Почту или Яндекс.Диск.

В созвонах может участвовать до 40 участников, а встречи не ограничены по длительности.

Функционал сервиса уступает конкурентам, но стоит сделать скидку на то, что он создан недавно. В будущем компания обещает расширить возможности приложения.

Discord

Основная аудитория – геймеры. Но за быстрое соединение и чистый звук сервис полюбился многим.

Discord можно установить на смартфон или ПК. Он хорошо подходит для общения большого количества людей. Участники созвонов могут распределять роли и проводить встречу более организованно.

Одна из приятных особенностей Discord – в приложении можно не только включать и выключать звук нажатием на кнопку. Приложение само включает звук участнику, который говорит, и отключает, если человек молчит.

как сделать групповой звонок
Конференц-коллы добавляют удаленке эффект присутствия, особенно, если общаться со включенной камерой

Как создать и организовать конференц-связь

Рассмотрим, как назначить конфколл и сделать групповой звонок на примере Zoom.

  1. Установите Zoom на ПК. Для этого скачайте дистрибутив с официального сайта и запустите установку.
  2. Войдите в систему. Это можно сделать с учетной записью Google.
  3. Кликните на значок с надписью «Новая конференция».
  4. Вы можете пригласить участников на встречу через раздел «Участники». Нажмите «Пригласить», а затем на выбор:
  • пригласите людей из списка контактов;
  • скопируйте и отправьте ссылку-приглашение;
  • либо перейдите в раздел «Эл. почта» и отправьте приглашение на почтовые ящики участников.
  1. Также вы можете скопировать ссылку, нажав на зеленую кнопку «Данные конференции» в верхнем левом углу главного экрана.

Также можно запланировать встречу на будущее. Для этого на главном экране нужно нажать «Запланировать» и выбрать нужные параметры. Например, дату и время, автоматическую запись звонка и т. д.

Чтобы пригласить участников, перейдите к вкладке «Конференции», выберите нужную встречу, кликните на «Копировать приглашение» и разошлите ссылку удобным вам способом.

как назначить конфколл
Чтобы провести эффективный конфколл, лучше заранее запланировать его проведение

Как проводить конференц-коллы эффективно

7 советов для эффективного проведения конференц-коллов.

  1. Подготовьтесь заранее. Лучше запланировать встречу и проверить все настройки связи заранее. Это сэкономит время и позволит избежать неприятностей на созвоне.
  2. Убедитесь, что все участники смогут подключиться к встрече. Проинструктируйте коллег, помогите им разобраться с приложением и удостоверьтесь, что приглашены все.
  3. Выберите подходящее место для созвона: тишина и минимум людей вокруг, быстрый и стабильный интернет.
  4. Продумайте план встречи. Чтобы созвон не превратился в балаган и трату времени, заранее составьте план, по которому будете проводить встречу. Выделите время для всех выступающих.
  5. Не устраивайте созвоны без повода. Незначительные срочные вопросы можно решать в чатах. Разговаривать о личном – после работы. Если у звонков нет явной цели, не проводите их; лучше сэкономьте время для работы.
  6. Попросите участников подключаться заранее. 5-10 минут до начала встречи позволят всем устроиться поудобнее, справиться с неполадками и спокойно дождаться опоздавших.
  7. Во время звонка представьтесь, напомните план созвона и предупредите о записи звонка, если это предусмотрено, повторите правила общения в сети. Например, выключать микрофон, если ничего не говоришь, не перебивать выступающего и представиться при разговоре. Попросите задавать вопросы сразу или выписывать их в чат.

Будьте вежливы, помните о цели вашего звонка, не злоупотребляйте созвонами, и будет вам счастье и плодотворная работа!

Хотите лучше управлять деньгами и постичь финансовый дзен?

Подписывайтесь на наш канал в Telegram
banner image
Ильвина Хазиева
Ильвина Хазиева
Расскажу интересно о скучном и сложном. И пусть ваши финансовые страхи исчезнут!
Баннер