Подпись — это идентификатор человека. Небольшая закорючка на бумаге под любым текстом может придать ему юридическую силу или подтвердить подлинность. Но в XXI веке электронный документооборот давно потеснил бумажный. Как теперь завизировать важный документ? Не по монитору же черкать ручкой.
На помощь придет электронная подпись (ЭП).
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — это зашифрованная последовательность символов — цифр и/или букв, с помощью которой можно завизировать любой электронный документ.
ЭП (ранее ЭЦП) получила юридическую силу в 2011 году, когда приняли 63-ФЗ.
Этот сервис стал особенно популярен во время эпидемии коронавируса 2020 года. Благодаря ему многие смогли покупать квартиры, подписывать рабочие договоры, не подвергая риску себя и своих близких.
Электронная подпись особенно важна для бизнеса: даже в спокойной обстановке возможность избежать в налоговую здорово экономит время и бюджет.
Виды электронных подписей
Существует несколько видов ЭП:
- простая (ПЭП);
- усиленная неквалифицированная (НЭП);
- квалифицированная (КЭП).
У каждой из них свои уровень и возможности доступа.
Простая
Только подтверждает личность, не обладает юридической силой и не может защитить данные.
Используется только физическими лицами для авторизации на сайтах или в приложениях.
Усиленная неквалифицированная
НЭП — это зашифрованная последовательность символов, которая хранится на флешке/на компьютере и этим напоминает цифровой ключ. Электронная подпись серьезнее, чем простой пароль.
Подпись можно использовать на сервисе nalog.gov.ru или во внутреннем документообороте компании. Такой ключ может сделать программист или удостоверяющий центр.
Самое главное — если после того, как документ подписали, в него внесут изменения, владелец НЭП может об этом узнать. В этом и заключается ее основной защитный эффект.
Квалифицированная
Во многом похожа на НЭП. Но в отличие от предыдущей, ее можно получить только в удостоверяющем центре, аккредитованном министерством цифрового развития РФ.
Возможностей у нее больше, так как она равна обычной рукописной подписи. Хранятся КЭП не на обычных флешках, а на защищенных токенах. Подробнее о них мы расскажем ниже.
Если не хотите копить полжизни, а въехать в долгожданное жилье прямо сейчас, оформите ипотеку в Совкомбанке под низкий процент.
Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.
Для чего нужна электронная подпись
Переход на ЭП — это удобно. Но в каких случаях?
Простая электронная подпись создается автоматически, когда мы регистрируемся на сайтах, совершаем покупки, а банк запрашивает код, который приходит нам на номер телефона.
ЭП нужна для подтверждения, что тот, кто входит в аккаунт, действительно имеет на это право.
Бóльше вопросов вызывают НЭП и КЭП. Конечно, без них не обойдутся ИП и владельцы малого бизнеса. Бухгалтеры, секретари, да и сами руководители могут освободить личное время от походов в налоговую или в другие госструктуры.
НЭП
У нее достаточно маленький «радиус действия», как может показаться на первый взгляд:
- документооборот внутри одной компании и с контрагентами;
- отправление некоторых бухгалтерских отчетов.
Несмотря на то, что диапазон ее возможностей довольно ограничен, неквалифицированная электронная подпись немного дешевле ее квалифицированной «сестры», а кроме того, она в десятки раз удешевляет делопроизводство.
Не надо тратить деньги на курьеров, а время сотрудников — на гонки за подписями. Если компания ведет дела с другой фирмой, расположенной в другом городе, то можно обойтись без лишних поездок с помощью такого ключа.
КЭП
Квалифицированная электронная подпись хороша тем, что с ее помощью возможно практически все, что и с рукописной. В этом случае и сами документы — подписанные рукой и КЭП — будут иметь одинаковую силу.
КЭП необходима, чтобы сдать отчетность или войти в свой аккаунт в определенных сервисах:
- Госуслуги;
- сдача налоговой отчетности в ФНС;
- СФР (Социальный фонд России);
- ФСС (социальное страхование);
- отчетность в ЕГАИС ФСРАР;
- ЕФРСБ (реестр сведений о банкротстве);
- ЕФРСФДЮЛ (реестр ИП и малого бизнеса);
- ЕИАС ФСТ (Федеральная служба по тарифам);
- Центральный банк РФ;
- Росимущество;
- «Мой Арбитр»;
- Роскомнадзор.
Кроме того, с ее помощью можно участвовать в интернет-торгах и госзакупках. И, конечно, подача заявлений на обучение в вузы.
Иностранные КЭП также считаются действительными.
Кто выдает ЭП
ПЭП генерируется автоматически, а вот НЭП и КЭП нужно получать в удостоверяющих центрах. Для этого достаточно обратиться к ним лично или позвонить по телефону для консультации.
Эти центры генерируют электронные подписи и могут аннулировать ключ или передать его полиции в случае необходимости. Но в их обязанности входит, прежде всего, сохранение конфиденциальности — это основная задача шифрования подписей.
Вместе с ЭП центры выдают сертификаты, в которых указано, кому она принадлежит. Сертификаты могут быть бумажными или электронными.
Виды физических носителей электронной подписи
Сама по себе ЭП — не физический объект, а цифровой сертификат или, другими словами, файл с метаданными. Но хранить его в открытую на компьютере или флешке — не лучшая идея.
Чтобы иметь ЭП всегда под рукой, можно приобрести физический носитель. Они бывают трех видов:
- токен;
- смарт-карта;
- сим-карта.
Токен
Выглядит как стандартная USB-флешка. Но токен имеет специальную защиту — не зная длинного пароля (как правило восьмизначного), воспользоваться ЭП будет невозможно.
И даже если раздобыть пароль, перенести информацию на другой носитель нельзя. По сути, токен больше всего напоминает обычный ключ. Его нужно вставить в «замочную скважину» — USB-порт, чтобы получить доступ к данным.
Смарт-карта
Это пластиковая карточка обычно такого же размера, как банковская. В нее встроен чип с данными. Пользоваться смарт-картой проще, чем токеном. Достаточно поднести ее бесконтактный NFC-приемник или вставить в специальный терминал.
Информация защищена с помощью криптографии. Так что, если вы потеряете карту, злоумышленник не сможет расшифровать ключ.
Чтобы воспользоваться смарт-картой, тоже необходимо ввести пароль.
Сим-карта
Если вы часто обмениваетесь электронными документами через смартфон, то такой носитель ЭП удобнее всего. Внешне он выглядит как обыкновенная «симка». Выпускают их операторы мобильной связи.
Правда, на сегодняшний день через мобильные устройства можно ставить только неквалифицированную подпись. Поэтому сим-карту нельзя считать полноценным конкурентом носителей, описанных выше.
Как получить электронную подпись бесплатно
Чтобы получить ЭП для физического лица, нужно записаться в налоговую по месту жительства и предоставить СНИЛС и паспорт. Как подготовить заявление, можно узнать на сайте ФНС по ссылке.
Физические лица и их представители (секретари, помощники, бухгалтеры и другие) могут получить в аккредитованных УЦ.
Для получения ЭП нужно принести носитель с собой, причем именно той модели, которая разрешена ФСТЭК (службой технического и экспортного контроля) или ФСБ.
К ним относятся марки: Рутокен, JaCarta, Esmart и другие. На одном носителе можно держать до 32 подписей.
ИП и представители владельцев компаний смогут оформить КЭП через личный кабинет налогоплательщика
Руководители кредитных и некредитных финансовых организаций могут получить подписи в УЦ Центрального Банка РФ.
Местные органы власти, должностные лица и другие должны взять подписи в УЦ Федерального казначейства.
Чтобы заменить ключ, выданный ранее, позвоните по телефону: 8-800-222-2222.
С 1 сентября 2023 ФНС прекратила выдавать юридическим лицам новые сертификаты КЭП. При этом срок действия старых — до 1 сентября 2024 года. С этой даты все сотрудники юрлиц обязаны перейти на ЭП для физических лиц или машиночитаемую доверенность (МЧД).
Таким образом, электронная подпись — это очередной шаг в сторону прогресса. Не стоит ждать, пока возникнет срочная необходимость, займитесь ее оформлением в свободное время.
