Справка 2-НДФЛ – что это и зачем она нужна
С самого начала стоит пояснить: справки 2-НДФЛ формально больше нет. Вместо нее вы можете оформить справку по обновленной форме. Обо всех нововведениях мы расскажем чуть ниже. Но для удобства мы будем использовать прежнее название.
Спойлер: вы тоже можете так делать, и бухгалтер вас прекрасно поймет.
Полное название справки расшифровывается как «налог на доходы физических лиц».
Оно говорит само за себя. По сути 2-НДФЛ – это отчетность работодателя перед Федеральной налоговой службой о ваших доходах, уплаченных с них налогах, а также о полагающихся налоговых вычетах.
Документ утвержден Приказом Минфина, и подавать его обязан каждый налоговый агент (предприятие или организация) (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справка напрямую отражает уровень жизни человека. Поэтому ее запрашивают банки, когда дело касается крупных денежных займов.
С названием разобрались. Но почему там стоит цифра «2»?
Дело в том, что существует несколько видов документов, связанных с налогами на доходы физлиц. Чтобы не запутаться, у каждого есть свой номер. Всего их шесть, и под цифрой 6 теперь значится обновленная справка под номером 2.
Изменения в справке в 2020 году
Справка 2-НДФЛ перестала официально существовать. Начиная с 2021 года она утратила привычное всем название, а новое, согласно приказу, звучит как «справка о доходах и суммах налога физического лица».
Правда, прежний вариант еще можно встретить в отчетности за 2020 год.
Также обновили и цифру. Теперь документ оформляют по форме расчета 6-НДФЛ. В приказе содержатся подробные рекомендации и правила по новому бланку.
В целом никаких глобальных изменений не произошло. Например, содержание основных полей осталось таким же. Но в правом верхнем углу можно увидеть название нового приказа. Также добавили код по КНД (классификатор налоговых документов) – 1175018.
У вас может возникнуть логичный вопрос: если 2-НДФЛ больше не существует, почему ее везде называют на старый манер?
Для простого удобства. Люди настолько привыкли к ее названию, что используют его для быстрого понимания. Поэтому в банке, в бухгалтерии или, когда вы гуглите срок изготовления справки, вы можете называть ее по-прежнему 2-НДФЛ без страха ошибиться или показаться старомодным.
В Совкомбанке можно оформить кредит наличными на любые цели до 5 млн рублей. Выберите удобную программу и рассчитайте ежемесячный платеж на кредитном калькуляторе. Деньги нужны срочно? Достаточно паспорта и любого второго документа. Нужна крупная сумма? Вы можете взять кредит под залог автомобиля или недвижимости. Заполните заявку на сайте и получите быстрое одобрение.
Какие данные в ней содержатся
Итак, какую такую важную информацию там можно найти, что ее непременно хотят видеть все банки?
- Основные паспортные данные: полные ФИО, дата рождения, гражданство, серия и номер документа.
- ИНН.
- Информацию о месте работы: название компании и реквизиты.
- Сведения о заработке помесячно и уплаченный подоходный налог.
Важно подчеркнуть, что документ отражает только доход, который облагается налогом 13%. Поэтому, если часть вашей зарплаты «серая», то она в отчетность не войдет. Следовательно, и ваши доходы на бумаге будут меньше.
- Вычеты НДФЛ (стандартные, имущественные или социальные).
- Итоговую информацию о всех начислениях.
Также на бланке обязательно присутствуют подпись ответственного бухгалтера и дата выдачи. Поэтому при получении проверяйте их наличие, иначе документ не будет считаться действительным.
А вот печать организации на документе не обязательна, в правилах оформления ничего о ней не сказано. Поэтому не удивляйтесь, если на бумаге ее нет. Впрочем, если печать все же нужна, попросите бухгалтера поставить ее. Это тоже не будет считаться ошибкой.
Где можно получить справку и кто ее выдает
В первую очередь информация о налогах на доходы – это бухгалтерский отчетный документ, создаваемый для ФНС.
Поэтому самый простой и очевидный вариант, где вы можете оформить бумагу, – это в бухгалтерии по месту вашей работы.
Достаточно написать заявление, указав имя главного бухгалтера или руководителя организации. Обязательно укажите, за какой период нужно предоставить сведения. А вот сообщать, почему она вам нужна, не обязательно.
Ждать придется недолго, всего 3 рабочих дня (ст. 62 ТК РФ).
Если же вы получаете зарплату не от конкретного работодателя – например, вы фрилансер, но при этом честно платите налоги, – то можете подать заявление на выдачу 2-НДФЛ прямо в налоговую службу.
Госуслуги – вариант для любителей онлайн-документов. Вам необходима подтвержденная учетная запись.
Порядок действий прост: подайте электронную заявку и впишите ИНН. Документ появится в вашем личном кабинете. У вас будет доступ к нему в любое время, вы сможете его скачать и распечатать.
Куда ее приходится предоставлять чаще всего
Ситуаций, когда нужно подтвердить заработок, на самом деле больше, чем может показаться. Начнем с самых очевидных.
- Чтобы получить налоговый вычет.
Если вы совершали крупные траты, например, купили жилье, оплатили лечение или учебу детей, то вычет освободит от части налогов.
- Чтобы взять кредит.
Справка – верный показатель платежеспособности клиента. Она наглядно показывает, что доход заемщика позволит вернуть деньги без проблем. Ее наличие обязательно при оформлении особо больших займов или ипотеки.
Впрочем, некоторые кредиторы предпочитают бланк по форме банка. Его выдает работник кредитного отдела, а заполняет бухгалтер или работодатель.
Зачем откладывать деньги долгие месяцы, если можно получить желаемое прямо сейчас? Возьмите кредит в Совкомбанке, оформите услугу «Гарантия минимальной ставки» и получите шанс вернуть проценты по истечении срока кредитования. Для этого расплачивайтесь Халвой каждый месяц и не допускайте просрочек по кредиту. Оставить заявку вы можете в два клика.
- Чтобы устроиться на новую работу.
Часто работодатель просит предоставить в бухгалтерию информацию о подоходных налогах, чтобы предоставить в будущем вычеты.
Мы рекомендуем запрашивать такую справку при каждом увольнении. Сложно угадать, когда она понадобится, а связи с предыдущим местом работы могут быть утеряны. Если вам не выдали документ сразу, отдельно запросите его в бухгалтерии.
Следующие случаи не так очевидны, но не менее важны:
- определение размера пенсии;
- участие в суде;
- усыновление ребенка или установление опеки;
- получение статуса безработного;
- подтверждение дохода для заграничной поездки;
- получение выплат за больничный или декрет.
Ситуации разные, но все их объединяет требование наличия справки в пакете необходимых документов, которые нужно собрать для ФНС.
Когда 2-НДФЛ не требуется
Далеко не всегда в банке от вас потребуют подтвердить зарплату. Как правило, это нужно только для крупных займов на длительный срок (автокредит, ипотека или просто большая сумма).
Следовательно, если речь о не очень больших деньгах, то подтверждать доход не нужно.
Также справку не спросят, если:
- вы берете микрозаем или сдаете что-то в ломбард;
- у вас в течение отчетного года не было заработка и иных выплат, облагаемых налогом;
- вам поступали средства, не подлежащие отчислениям: денежный приз, выплаты донорам или ветеранам труда и т. д.;
- прибыль нужно внести в личную декларацию о доходах (например, продажа недвижимости).
Сколько действует справка
В законе нет четких правил о «сроке годности» документа. Поэтому лучше заранее уточните у организации, которая его требует, в течение какого времени данные будут иметь силу.
Как правило, для кредита это 30 дней. А для ипотеки – только 10.
А вот с налоговой проще: 2-НДФЛ можно предоставить когда угодно, хоть через полгода. Правда, для получения налогового вычета есть только 3 года. Поэтому в любом случае мы рекомендуем не затягивать, даже если вы никуда не торопитесь.
Срок действия справки будет составлять 30 дней для следующих ведомств:
- органы опеки и попечительства;
- пенсионный фонд;
- суды;
- органы соцзащиты;
- посольства.
Правда, с последними не все так просто. Срок действия может меняться в зависимости от страны, куда вы планируете поездку. Поэтому лучше уточните информацию заранее.
Справка действует 1 год для:
- работодателя;
- центра занятости.
Как получить справку 2-НДФЛ
Есть несколько способов, чтобы получить бумагу. Для некоторых из них даже не нужно выходить из дома:
- у работодателя;
- у ФНС: онлайн или при личном посещении;
- на Госуслугах;
- в МФЦ (если в вашем регионе такая возможность доступна).
Для работающего человека
Инструкцию для работающих людей мы уже описали выше. Если кратко, то заказать справку можно у работодателя (или бухгалтерии) или напрямую у ФНС, если вы уволились, а организации больше не существует.
Для студента
Студенты обращаются в деканат учебного заведения.
Для безработного
Для начала безработному надо встать на учет на бирже труда. После этого можно обратиться в центр занятости.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели подтверждают доходы только при помощи декларации 3-НДФЛ. Альтернативный вариант – предоставить выписку из книги учета доходов.
Для пенсионера
Все зависит от статуса.
- Пенсионер, который получает только одну пенсию, должен обратиться в пенсионный фонд или МФЦ.
- Трудоустроенному пенсионеру полагаются две справки: о доходах у работодателя и о пенсии в отделениях ПФР.
- Человек, получающий пенсию из негосударственного пенсионного фонда, обращается напрямую в НПФ. Ему необходимо получить именно 2-НДФЛ, т. к. НПФ считаются налоговыми агентами и проводят отчисления с пенсий.
- Военным пенсионерам стоит обратиться в военкомат.
- Пенсионер-предприниматель подает декларацию 3-НДФЛ.
Для гражданина на военной службе
Работодатель военного – Министерство обороны. Поэтому за справкой о доходах нужно также обратиться туда.
Порядок действий такой:
- напишите заявление с указанием паспортных данных, ИНН, номера воинской части, необходимый период и адрес доставки;
- направьте его в Единый расчетный центр Министерства обороны или Управление финансового обеспечения МО (получателем укажите руководителя).
Справку также подготовят за 3 дня. Но реальные сроки зависят от скорости работы почты.
Как заполнять справку 2-НДФЛ
Чтобы наглядно показать, как заполняют справку, мы специально заполнили образец красным. Читайте пошаговое описание и смотрите на скриншоты.
В первую очередь бухгалтер заполняет период, за который предоставляется отчет, и дату составления.
Справка содержит 6 разделов. В первом разделе пишут данные об организации:
- ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований);
- телефон;
- ИНН;
- КПП (код причины постановки на учет);
- название налогового агента.
Если у предприятия была реорганизация, то необходимо указать код формы преобразований, а также данные до реорганизации – ИНН и КПП.
Во втором разделе указывают информацию о самом налогоплательщике:
- ИНН;
- ФИО;
- статус налогоплательщика: резидент РФ (1) или нерезидент (2);
- дату рождения;
- код страны, показывающий гражданство (для россиян – это 643);
- код документа личности (в нашем случае это паспорт, код 21);
- серия и номер паспорта (или другого документа).
Разделы 3 и 4 содержат основную информацию о доходах и вычетах. Чтобы обозначить вид дохода и вычета, используются коды из Приказа ФНС «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».
В разделе 3 доходы указывают за каждый месяц. А вычеты прописывают единой суммой за весь период.
В разделе 5 прописывают итоговые подсчеты.
Если у работника есть доходы, с которых не удерживались налоги, то эту информацию прописывают в разделе 6.
В конце бухгалтер ставит подпись и свои ФИО.
Если допущена ошибка в 2-НДФЛ
Бывает так, что ошибки содержатся даже в таком важном документе. Данные просто корректируют: инспектор налоговой в письме сообщает о наличии ошибки и просит исправить ее.
Если организация не исправит ошибку до окончания срока подачи данных в ФНС, то придется заплатить штраф.
В бланке сверху есть специальное поле «номер корректировки». Если там, например, написано «02», это значит, что было уже два исправления.
Частые ошибки в заполнении справки
Мы собрали топ самых популярных неточностей.
- Паспортные данные налогоплательщика записаны неверно.
- Ошибка в имени и фамилии сотрудника, составившего справку.
- В бланке из-за невнимательности указаны неверные сведения или описки, начисления и вычеты не совпадают с итогами.
- Неправильное оформление подписи составителя документа и даты. Подпись ставится только пастой синего цвета. Ее должно быть хорошо видно – перекрывать печатью нельзя. Кстати, порой этих обязательных атрибутов в документе вообще нет, что тоже является ошибкой.
- Некорректные коды документации.
- Дата указана не по формату. Сначала нужно указывать день, затем месяц и год.
Справка 2-НДФЛ – это важный отчетный документ. В ее заполнении нет права на ошибку. Если на листе появились помарки или опечатки, то нужно просто взять новый бланк и переписать ее.
В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ
Перепутать эти два документа очень легко, ведь названия отличаются только одной цифрой. Но между ними — большая разница.
- 3-НДФЛ, или по-другому – декларация о доходах, содержит информацию о дополнительной прибыли, которая не имеет отношения к прямому заработку с места работы.
Налогоплательщик самостоятельно заполняет декларацию, где сообщает обо всех своих отчислениях с полученной прибыли (если он их совершает). Поэтому тут все держится на честности физлица.
Она содержит информацию лишь за 1 год.
- 2-НДФЛ сообщает налоговой об официальных доходах. Налогоплательщик ничего не отчисляет самостоятельно и не заполняет справку сам – всем этим занимается бухгалтерия.
В ней можно отразить данные за 3, 6, 12, 24 месяцев.
Порой помимо официального заработка человек работает дополнительно, поэтому ему нужно оформлять две справки.
Для ИП 3-НДФЛ – это единственный способ указать свои доходы и уплаченные налоги.
Справка по форме 6 – это не просто бухгалтерская формальность. Это документ, с которым мы сталкиваемся довольно часто. Теперь вы знаете о нем чуть больше.
