Баннер
Умный потребитель

Трудовая книжка: электронная или бумажная

Ильвина Хазиева
/ 23 сентября 09:10
9 мин.

Мы редко видим свои трудовые книжки, но они хранят в себе немало важного. С 2020 года в качестве альтернативы бумажному документу появился электронный аналог. В чем их отличия и какой вариант лучше использовать, расскажем в статье.

какую трудовую книжку выбрать
Сотрудник сам может выбрать, какую трудовую книжку ему использовать

Если вы официально трудоустроены более трех лет, то наверняка в 2019 году работодатель спрашивал вас о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). С нововведением тогда можно было согласиться или отказаться, оставив все по-старому.

Для тех, кто начал свой профессиональный путь в 2021 году, вопрос и не стоял – для новоиспеченных работников автоматически заводят электронную версию.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного документа. Он также используется для учета стажа и расчета пенсии в будущем. Просто все записи хранятся не в физической книжечке, а в базе данных.

Информация в книжках одинаковая. Вкратце это: 

  • данные о работнике;
  • место работы с подразделением;
  • запись о трудоустройстве, увольнении или переводе с датой и основанием;
  • полные сведения о профессии и квалификации;
  • данные о запрете на работу по решению суда.

Отличие в том, что ЭТК содержит СНИЛС работника, но не содержит данные о его наградах.

До 2020 года люди могли использовать только физический носитель. Его нужно было покупать, приносить новому работодателю для заполнения и оставлять у него.

В 2019 работникам предложили сделать выбор:

  • перейти на электронную версию со следующего года,
  • оставить все как есть.

Для тех, кто оказался готов к изменениям, стаж до 2020 года остался только на бумажном носителе, после 2020 – и в цифровом варианте, и на бумаге. Поэтому если вы задаетесь вопросом «нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку», – нужно! Она вам еще пригодится.

А вот новое поколение сотрудников, которое официально трудоустроилось с 2021, уже никогда не получит запись в серый документ из прошлого.

Важно: перейти на ЭТК можно в любой момент, но обратной дороги нет.

Так в каком виде лучше иметь трудовую книжку? 

В котором вам будет удобнее. Чтобы понять, в чем разница между электронной и бумажной трудовой книжкой, мы разберем преимущества и недостатки каждой. Тогда вы сами сможете сделать выбор.

Плюсы электронной трудовой книжки

  • Легко найти, невозможно потерять и трудно забыть.

Явное преимущество цифрового варианта в его мобильности. У вас в любое время будет доступ к записям о стаже через портал Госуслуг или Пенсионный фонд России. Как его получить, мы пошагово расписали в отдельной статье

Облегченный доступ позволяет без проблем получить выписку, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит.

Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до 5 лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.

  • И в огне не горит, и в воде не тонет.

ЭТК хранится в базах данных, а не в картотеке работодателя или дома. Это хранит ее в безопасности от стихийных бедствий, досадных недоразумений, домашних животных и детей.

  • Можно и доверять, и проверять.

В записях нередко бывают опечатки, а это может повлечь за собой проблемы, когда дело дойдет до расчета пенсии. Исправлять ошибки прошлого спустя много лет сложно: компания может закрыться, человек - переехать в другой конец страны, записи о трудоустройстве могут не найти.

Благодаря постоянному доступу к ЭТК ее владелец может оперативно проверять информацию и просить исправить ошибки. 

бумажная или электронная трудовая
Электронная трудовая книжка удобна для пользователей, но добавляет хлопот отделу кадров
  • Издалека не долго – ЭТК доступна даже на удаленке.

Еще одно преимущество ЭТК – возможность быстро предоставить ее работодателю, где бы он ни находился. Если обычную трудовую приходится отправлять по почте либо оставлять себя без записанного стажа, то ЭТК доступна всем и везде.

  • Легко оформить пенсию.

Цифровизация позволяет государственным учреждениям получать доступ к информации без посредников. Взаимодействие органов становится быстрее, людям не нужно самим носить документы.

С ЭТК Пенсионный фонд будет всегда иметь доступ к свежей информации. А с Халвой у вас будет простой доступ к своим выплатам!

В Совкомбанке вы можете оформить карту «Халва» на платежной системе «Мир». Все соцвыплаты будут автоматически поступать на вашу карту. Кроме того, вы получите массу преимуществ – повышенный кешбэк, процент на остаток и беспроцентную рассрочку!

Минусы электронной трудовой книжки

  • Нет времени для размышлений.

Скорость внесения информации может сыграть для работника злую шутку. Записи в бумажный вариант вносят в течение пяти дней, а в электронный – за один.

Если новому работнику не понравятся условия и он решит уйти, трудовая будет испорчена. А это может не очень хорошо отразиться на карьере в будущем. 

  • Вносить корректировки не просто.

Исправить ошибки в ЭТК пока может только работодатель. И тут снова возникает проблема с тем, что спустя годы компании может просто не существовать.

Лучше быть начеку и проверять сведения сразу же.

  • Система еще сырая.

У цифровых систем есть одна особенность – чтобы довести ее до идеала, нужно время. ЭТК – сравнительно новый продукт, и его все еще «обкатывают». Поэтому недочеты и недоработки на данном этапе могут возникать часто.

  • Привет из прошлого, от которого не избавиться.

Сведения о работе до 2020 года останутся на бумажном носителе. Получается, что придется хранить и обычную книжку, и следить за электронной.

преимущества электронной трудовой книжки
Преимущество электронной трудовой книжки – в открытом доступе в режиме реального времени

Плюсы бумажной трудовой книжки

  • Стара как мир.

Бумажная версия хороша тем, что к ней все привыкли.

Трудовые книги в России появились в начале XX века. Многие используют их почти всю жизнь, знают, как получить и что в них находится

Отказываться от привычного в пользу новых технологий может быть непросто, особенно если для этого нет весомых причин.

  • Слишком много знает.

На бумаге хранится весь трудовой стаж, а в ЭТК только после 2020.

  • Легко потерять, легко купить новую, легко сделать вид, что ничего не знаешь.

Если человек стесняется своих прошлых трудовых «заслуг», он может потерять обычную книжку и попросить завести новую. А вот стереть записи из ЭТК невозможно.

Минусы бумажной трудовой книжки

  • Рукописи не горят, а трудовые книжки – очень даже.

Учитывая важность документа, доверять бумаге не очень разумно. Она легко может сгореть, сгнить, пропасть и быть потеряна навсегда вместе со всеми данными. 

  • Стоит денег.

ЭТК заводят и заполняют бесплатно. А вот ее аналог, во-первых, нужно купить. А во-вторых, за его заполнение могут взимать небольшую плату.

  • Не универсальна.

Ее трудно использовать, когда работаешь дистанционно, хочешь проверить или использовать свои данные. Все документы и процессы не просто так стараются перевести в онлайн – это в разы удобнее бумажной волокиты.

можно ли оставить бумажную трудовую книжку
Приверженцы традиций до сих пор могут использовать бумажный вариант

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Однозначного ответа на вопрос нет. Отказаться от нее навсегда вы все равно не сможете. А вот переход на ЭТК зависит от вашего желания.

Если дело близится к пенсии, можно оставить все как есть.А если вы только начинаете трудовой путь, можно перевести документацию в онлайн.

Выбирайте, что вам удобнее – действовать по старинке или идти в ногу со временем?

Ильвина Хазиева
Ильвина Хазиева
Расскажу интересно о скучном и сложном. И пусть ваши финансовые страхи исчезнут!
Баннер