Как правильно отправить сотрудника в отпуск

• Обязанности работодателя
• Длительность отпуска
• График отпусков сотрудников
• Извещение сотрудника
• Какие документы нужны для оформления отпуска
• Деньги вместо отдыха
• Если пришел новый сотрудник

Каждый сотрудник имеет право ежегодно уходить в оплачиваемый отпуск.

Это право гарантируют Конституция и Трудовой кодекс. Работодатель обязан его выполнять, соблюдая все требования по оформлению кадровых документов и согласованию их с сотрудником.

Обязанности работодателя

Правила предоставления оплачиваемого отдыха прописаны в главе 19 ТК РФ. Они обязательны для каждого нанимателя и не зависят от размера штата.

Есть три общих требования ко всем руководителям:

1. отправлять каждого работника в оплачиваемый отпуск ежегодно;
2. предоставлять некоторым работникам отпуск в удобное для них время;
3. отпускать новых сотрудников в отпуск после шести месяцев работы.

Длительность отпуска

Закон гарантирует ежегодный отдых в течение 28 календарных дней. Сотрудник может отдыхать весь этот период, а может разбить отдых на части. Единственное требование закона — обязательный отдых 14 календарных дней подряд.

Получается, сотрудник должен без перерыва отдохнуть две недели, оставшиеся дни он может делить на разные части. Например, он может отдыхать еще дважды по пять дней и один раз четыре дня.

Некоторые граждане отдыхают дольше на законных основаниях.

График отпусков сотрудников

Каждый наниматель обязан написать график отпусков на предстоящий год.

Исключение — микропредприятия. Такой бизнес может заменить график на письменное соглашение с работником, но это надо предусмотреть в договоре при трудоустройстве.

График — документ, в котором указаны даты отпуска каждого работника. Обычно его составляют по форме Т-7, которую при необходимости можно доработать. Закон также разрешает разработать собственный шаблон.

График делают заранее. Вы можете составить его в любое время. Важно иметь готовый документ за две недели до нового года. Организации, зарегистрированные после срока составления графика, все равно составляют этот документ, дополняя его по мере комплектации штата.

В ООО «Ромашка» работники уже в ноябре сообщают даты, в которые они хотели бы уйти в отпуск. В начале декабря все сведения сводят в одну таблицу. К 15 декабря в организации уже есть утвержденный график.

В документе указывают конкретные даты запланированного отдыха. Если отпуск делится на части, то даты каждого периода. Это делается, чтобы:

• избежать возможных накладок в будущем отдыхе и обеспечить бесперебойную работу бизнеса;
• спланировать временную замену сотрудника;
• выполнить требование ТК и вовремя напомнить о предстоящем отпуске;
• следить, чтобы все сотрудники отдыхали, а не копили не отгулянные дни.

При составлении графика учитывают пожелания сотрудников. Но работодатель не обязан выполнять желания каждого, так как все одновременно уйти отдыхать не могут. Однако есть работники, которые могут выбирать даты отпуска сами. К такой категории относятся:

• несовершеннолетние;
• внешние совместители;
• почетные доноры;
• многодетные родители, если младшему не исполнилось 14 лет;
• женщины, которые собираются в декрет, используют его или ухаживают за ребенком;
• один из опекунов, попечителей или приемных родителей, если ребенку нет 18 лет;
• муж, когда жена находится в декретном отпуске;
• инвалиды войны;
• участники боевых действий;
• супруга военнослужащего (имеют право отдыхать вместе);
• Герои Советского Союза, Герои России и полные кавалеры ордена Славы.

В график включают всех работников. Даже тех, кто работает не на полную ставку, удаленно, находится в декрете или точно закончит работать в наступающем году. Но есть исключения.

В график можно не включать совместителей, так как их отдых совпадает с отдыхом на основной работе. Также не вписывают сотрудников в отпуске по уходу за ребенком, если он будет длиться весь следующий год.

Составленный график согласуют с профсоюзом, если он есть на предприятии. Затем его подписывает кадровик или ответственный специалист, потом утверждает руководитель. После этого график показывают для ознакомления сотрудникам под подпись. В самой форме нет графы для росписи, поэтому некоторые дорабатывают форму, добавляя колонку. Можно также собирать  подписи с обратной стороны документа или вести отдельный журнал ознакомления.

Это документ хранят  три года. За его отсутствие бизнес штрафуют: ИП — до 5000 рублей, юрлиц — до 50 000 рублей.

Планирование — это хорошо. Но жизнь может вносить коррективы, в отпускные планы в том числе. Если у работника появилась необходимость перенести отдых, то сделать это можно по письменному заявлению, согласовав с руководством. Соответствующие изменения надо внести и в график, оформив их приказом.

Извещение сотрудника

Работодатель обязан напоминать работнику о ежегодном оплачиваемом отпуске. За две недели до отдыха необходимо отправить извещение и получить подпись, что сотрудник ознакомлен. Документ пишут в двух экземплярах: один отдают сотруднику, второй хранят в кадровых документах организации.

Если забыть послать уведомление в срок, то ИП может получить штраф до 5000 рублей, юрлицо до 50 000 рублей.

Какие документы нужны для оформления отпуска

Процедура оформления отпуска сотрудника, который работает по ТК РФ, несложная.

Нужно всего лишь:

• Уведомить работника

Необходимость оформления этого документа описана в части 2 статьи 124 ТК РФ. Документ оформляют в свободной форме. Это может быть письмо на электронную почту, в приватной соцсети компании или в виде бумажного документа. Главное, чтобы сотрудник получил уведомление, а кадровик зарегистрировал его в журнале. Весь процесс нужно провести за две недели до даты ухода в отпуск.

• Получить заявление от работника

Если сотрудник идет в отпуск по графику, нет необходимости каждый раз оформлять заявление. Если же уход в отпуск экстренный, без такого документа не обойтись. Форма у заявления свободная. Главное, чтобы были указаны все важные моменты: вид отпуска, количество дней, даты ухода и выхода на работу. 

• Оформить приказ

Оформляют его по форме Т-6 или на бланке, разработанном в компании. В приказе прописывают трудовой год, количество дней отдыха, дату начала и выхода на работу. Документ подписывает руководитель, затем бумага уходит в бухгалтерию, чтобы начислили отпускные. Бывает, что приказы оформляют сразу на нескольких сотрудников по форме Т-6а. Как правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск? Не обязательно, чтобы сотрудник подписывал приказ, от него достаточно заявления. Если все даты отпусков были согласованы заблаговременно, можно и вовсе ограничиться уведомлением по e-mail и подтверждением в ответном письме от сотрудника.

После того как работнику напомнили о предстоящем отдыхе в срок и был издан приказ, работодатель должен:

• выплатить работнику отпускные за три дня до «каникул»;
• зафиксировать отдых в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13;
• сделать нужную отметку в личной карточке.

Деньги вместо отдыха

Иногда сотрудник желает получить денежную компенсацию в счет неиспользованного отпуска. Однако такое решение нарушает закон, и за это грозит штраф до 70 000 рублей. По закону работодатель обязан предоставить именно отпуск.

Компенсация деньгами возможна лишь в двух обстоятельствах:

1. если человек увольняется, а у него не весь отпуск был использован;
2. если денежная выплата заменяет лишь часть отпуска, превышающую 28 дней.

Второй случай касается работников, имеющих право на более продолжительный отпуск, чем большинство из нас.

Например, Татьяна имеет право отдыхать 32 дня. По закону она должна отдохнуть 28 дней, а за четыре дня может попросить денежную компенсацию.

Но такое возможно лишь по заявлению сотрудника.

Во-вторых, это делается с согласия руководителя. Он может и не согласиться на денежную выплату. По закону он обязан предоставлять именно отпуск. Обязанность компенсировать его часть деньгами нигде не прописана.

Более того, такая компенсация невозможна в отношении:

• несовершеннолетних;
• беременных;
• работников, связанных с вредными и опасными условиями труда.

Тут закон неумолим и требует отправлять таких сотрудников в отпуск. Деньги можно выплатить за неиспользованные отпускные дни лишь при увольнении.

Если пришел новый сотрудник

Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска понятен. Но что делать с новичками, которые пришли в компанию после составления графика?

Прежде всего, такие новички смогут уйти в отпуск после полугода работы. Алгоритм его оформления ничем не отличается от оформления иного сотрудника.

Иногда такие работники могут уйти в отпуск раньше, если руководство пойдет им навстречу. Но это всегда риск для нанимателя, так как работник может уволиться, не отработав период, за который уже отгулял и получил деньги.

Также есть категория сотрудников, которая может не отрабатывать полгода. Это:

• совместители;
• супруги военнослужащих;
• беременные;
• несовершеннолетние;
• чернобыльцы;
• мужчины, жены которых в отпуске по беременности и родам.

Отпуска новичков записывают в график. Для этого кадровик вносит в него изменения или составляет дополнительный документ.

Как правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, подробно описано в трудовом законодательстве. Наша инструкция поможет вам проверить себя и ничего не забыть.