Бизнесу

Алгоритм оформления отпуска

Наталья Бухтиярова
/ 27 апреля 09:50
9 мин.

Если у вас есть штат сотрудников, то каждый из них ежегодно уходит в оплачиваемый отпуск. Какие требования закона необходимо выполнить работодателю?

уход сотрудника в отпуск
Каждый сотрудник имеет право ежегодно уходить в оплачиваемый отпуск

Право на оплачиваемый отдых гарантируется Конституцией и Трудовым кодексом. Работодатель обязан это выполнять, соблюдая все требования по оформлению кадровых документов и согласованию их с сотрудником.

Обязанности работодателя

Правила предоставления оплачиваемого отдыха прописаны в главе 19 ТК РФ. Они обязательны для каждого нанимателя и не зависят от размера штата.

Есть три общих требования ко всем руководителям:

  1. отправлять каждого работника в оплачиваемый отпуск ежегодно;
  2. предоставлять некоторым работникам отпуск в удобное для них время;
  3. отпускать новых сотрудников в отпуск после шести месяцев работы.

Совкомбанк предлагает кредит для бизнеса под низкий процент. Удобный онлайн-калькулятор на сайте поможет убедиться в выгоде предложения.

Длительность отпуска

Закон гарантирует ежегодный отдых в течение 28 календарных дней. Сотрудник может отдыхать весь этот период, а может разбить отдых на части. Единственное требование закона — обязательный отдых 14 календарных дней подряд.

Получается, сотрудник должен без перерыва отдохнуть две недели, оставшиеся дни он может делить на разные части. Например, он может отдыхать еще дважды по пять дней и один раз четыре дня.

Важно! Отпуск и его деление согласовывается с руководителем. Руководство может возражать против многочисленного дробления отдыха.

Некоторые граждане отдыхают дольше на законных основаниях.

Категория работника

Длина отдыха(календарные дни)

Несовершеннолетнее

31

Инвалиды

30

Учителя

45 (56)

Воспитатели

42

Некоторые медики

36

Государственные и муниципальные служащие

30 + дополнительные дни за выслугу

Доктора наук в бюджетной организации

48

Кандидаты наук в бюджетной организации

36

Работники, работающие с химическим оружием

49 или 56 — зависит от вида работы

Профессиональные спасатели

30, 35, 40 — зависит от непрерывного стажа

Прокуроры

30

Военнослужащие

Разная продолжительность

Шахтеры, металлурги, нефтяники

36

Работники специализированных заведений

30

 

График отпусков сотрудников

график отпусков работодатель
Закон гарантирует всем 28-дневный отпуск, который фиксируется в графике

Каждый наниматель обязан написать график отпусков на предстоящий год.

Исключение — микропредприятия. Такой бизнес может заменить график на письменное соглашение с работником, но это надо предусмотреть в договоре при трудоустройстве.

График — документ, в котором указаны даты отпуска каждого работника. Обычно он составляется по форме Т-7, которую при необходимости можно доработать. Закон также разрешает разработать собственный шаблон.

График делается заранее. Вы можете составить его в любое время. Важно, иметь готовый документ за две недели до нового года. Организации, зарегистрированные после срока составления графика, все равно составляют этот документ, дополняя его по мере комплектации штата.

В ООО «Ромашка» работники уже в ноябре сообщают даты, в которые они хотели бы уйти в отпуск. В начале декабря все сведения сводятся в одну таблицу. К 15 декабря в организации уже есть утвержденный график.

В документе указываются конкретные даты запланированного отдыха. Если отпуск делится на части, то даты каждого периода. Это делается, чтобы:

  • избежать возможных накладок в будущем отдыхе и обеспечить бесперебойную работу бизнеса;
  • спланировать временную замену сотрудника;
  • выполнить требование ТК и вовремя напомнить о предстоящем отпуске;
  • следить, чтобы все сотрудники отдыхали, а не копили неотгуленные дни.

Составляя график, учитываются пожелания сотрудников. Но работодатель не обязан выполнять желания каждого, так как все одновременно уйти отдыхать не могут. Однако есть работники, которые могут выбирать даты отпуска сами. К такой категории относятся:

  • несовершеннолетние;
  • внешние совместители;
  • почетные доноры;
  • многодетные родители, если младшему не исполнилось 14 лет;
  • женщины, которые собираются в декрет, используют его или ухаживают за ребенком;
  • один из опекунов, попечителей или приемных родителей, если ребенку нет 18 лет;
  • муж, когда жена находится в декретном отпуске;
  • инвалиды войны;
  • участники боевых действий;
  • супруга военнослужащего (имеют право отдыхать вместе);
  • Герои Советского Союза, Герои России и полные кавалеры ордена Славы.

В график включаются все работники. Даже те, кто работает не на полную ставку, удалено, находится в декрете или точно закончат работать в наступающем году. Но есть исключения.

В график можно не включать совместителей, так как их отдых совпадает с отдыхом на основной работе. Также не вписываются сотрудники в отпуске по уходу за ребенком, если он будет длиться весь следующий год.

Составленный график согласуется с профсоюзом, если он есть на предприятии. Затем подписывается кадровиком или ответственным специалистом, потом утверждается руководителем. После этого график показывается для ознакомления сотрудникам под подпись. В самой форме нет графы для росписи, поэтому некоторые дорабатывают форму, добавляя колонку. Некоторые же собирают подписи с обратной стороны документа или ведут отдельный журнал ознакомления.

Хранится этот документ три года. За его отсутствие бизнес штрафуют: ИП — до 5000 рублей, юрлиц — до 50 000 рублей.

Планирование — это хорошо. Но жизнь может вносить коррективы в планы, в отпускные в том числе. Если у работника появилась необходимость перенести отдых, то сделать это можно по письменному заявлению, согласовав с руководством. Соответствующие изменения надо будет внести и в график, оформив их приказом.

Извещение сотрудника

Работодатель обязан напоминать работнику об отпуске. За две недели до отдыха необходимо отправить извещение и получить подпись, что сотрудник ознакомлен. Документ пишется в двух экземплярах: один остается у сотрудника, другой хранится в кадровых документах организации.

Если забыть послать уведомление в срок, то ИП может получить штраф до 5000 рублей, юрлицо до 50 000 рублей.

С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники могут позволить себе больше! Подключите зарплатную Халву и пусть ваши сотрудники сами решают, как им платить: своими деньгами или деньгами банка в рассрочку.

Заявление на отпуск

заявление на отпуск
 Заявление на отпуск писать не обязательно, если график не менялся 

Очень часто работника обязывают писать заявление на отпуск. Однако если был составлен график, и он не менялся, то сотрудник может уйти отдыхать в указанный срок без всякого заявления. У него нет обязанности писать его. Наоборот, обязанность напоминать заранее есть у работодателя.

Но если работник идет в отпуск вне графика или был перенос сроков, то заявление надо писать за две недели до новых «каникул».

Кирилл планировал провести отпуск в августе, но по семейным обстоятельствам ушел отдыхать в июне. Из-за смены даты незадолго до отдыха он написал заявление на отпуск. Если б даты не менялись, писать не пришлось бы.

Оформление отпуска

После того как работнику напомнили о предстоящем отдыхе в срок, работодатель должен:

  • издать приказ о предоставлении отпуска;
  • выплатить работнику отпускные за три дня до «каникул»;
  • зафиксировать отдых в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13;
  • сделать нужную отметку в личной карточке.

Деньги вместо отдыха

Иногда сотрудник желает получить денежную компенсацию в счет неиспользованного отпуска. Однако такое решение нарушает закон, и за это грозит штраф до 70 000 рублей. По закону работодатель обязан предоставить именно отпуск.

Компенсация деньгами возможна лишь в двух обстоятельствах:

  1. если человек увольняется, а у него не весь отпуск был использован;
  2. если денежная выплата заменяет лишь часть отпуска, превышающую 28 дней.
ежегодный отпуск по ТК РФ
Денежная компенсация за неиспользованные отпускные дни возможна при увольнении 

Второй случай касается работников, имеющих право на более продолжительный отпуск, чем большинство из нас.

Например, Татьяна имеет право отдыхать 32 дня. По закону она должна отдохнуть 28 дней, а за 4 дня может попросить денежную компенсацию.

Но такое возможно лишь по заявлению сотрудника.

Во-вторых, это делается с согласия руководителя. Он может и не согласиться на денежную выплату. По закону он обязан предоставлять именно отпуск. Обязанность компенсировать его часть деньгами нигде не прописана.

Более того, такая компенсация невозможна в отношении:

  • несовершеннолетних;
  • беременных;
  • работников, связанных с вредными и опасными условиями труда.

Тут закон неумолим и требует отправлять таких сотрудников в отпуск. Деньги можно выплатить за неиспользованные отпускные дни лишь при увольнении.

Если пришел новый сотрудник

Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска понятен. Но что делать с новичками, которые пришли в компанию после составления графика?

Прежде всего, такие новички смогут уйти в отпуск после полугода работы. Алгоритм его оформления ничем не отличается от оформления иного сотрудника.

Иногда такие работники могут уйти в отпуск раньше, если руководство пойдет им навстречу. Но это всегда риск для нанимателя, так как работник может уволиться, не отработав период, за который уже отгулял и получил деньги.

Также есть категория сотрудников, которая может не отрабатывать полгода. Это:

  • совместители;
  • супруги военнослужащих;
  • беременные;
  • несовершеннолетние;
  • чернобыльцы;
  • мужчины, жены которых в отпуске по беременности и родам.

Отпуска новичков записываются в график. Для этого кадровик вносит в него изменения или составляет дополнительный документ.

Законный отдых сотрудников оформляется по всем правилам трудового законодательства. Наша инструкция поможет вам проверить себя и ничего не забыть.

Наталья Бухтиярова
Наталья Бухтиярова
Дам практические советы и подсказки предпринимателям. Просто расскажу о сложном.
Баннер